仕事で使える時短方法「こんな方法で定時あがりしています」　その①

こんにちは！

いきなりですが、私、子どもが生まれてから「仕事は定時であがる」をモットーに働いています。

私が仕事を定時であがろうと思ったきっかけは、

子育てを始めて、こんなことを考えたからです。

実際、子育てはなかなか過酷ですし、子どもが生まれる前より自分の時間を確保することが難しくなります。

だからこそ、「育児もしながら、（ストレス発散や体力回復のために）自分の時間も確保する」ためには、一日のうち、削れるところはしっかり削っていかなければなりません。

そこで私が一番先に目を向けたのが「仕事」でした。

今まで何となくしていた仕事を、「より効率よく進められないか」という目線で見直し、改善方法を検討、実践するなどの努力をしました。

その結果、今ではほとんど定時であがれるようになり、帰宅後は妻と家事育児を分担しながら取り組めていますし、少なくはなりましたが、平日でもお互い自分の時間を作ることができています。

そこで今回は私が実践している「仕事で使える時短方法」を紹介していきたいと思います。

それなりに数があるので、初のシリーズものにしてみました。

このような思いを持つ方の力になれる内容になっているはずなので、該当する方は最後までお付き合いいただければ嬉しいです。

なお、

というような方もいるかもしれません。

そういう方にもまずはこのシリーズで紹介する方法や他のところで紹介されている時短テクニックなどを実践していただきたいと思いますが、それでも定時あがりが実現できず、なおかつ「子どもとの時間などプライベートもっと大事にしたい」と思っているのであれば、転職を検討すべきではないかと考えます。

おそらくその職場で仕事とプライベートを両立させることは難しいと思いますので、自分の人生の在り方としてふさわしい働き方ができる場所を探すことはご自身とご家族にとってプラスになるのではないでしょうか。

私自身、定時にあがり毎日子どもの面倒を見れていることは幸せだと思っています。

もちろん苦労も多いですが、仕事にとらわれるだけの人生よりは充実していると思っています。

よかったら、そういう視点で働き方、職場を見直してみてください。

それでは前置きが長くなりましたが、本題に入っていこうと思います。

このシリーズはけいさんにお手伝いをお願いしたいと思います。

仕事で使える時短方法№１　退勤前に翌日のTODOリストを作成する

まず最初に紹介するのは「退勤前に翌日のTODOリストを作成する」という方法です。

TODOリストを作っておくことで、始業から終業までの道のりをイメージすることができるようになります。

そうすれば、スタートからゴールまでの最短コースを考えることができます。

しかも最短コースを出社してから考えるのではなく、前日に考えておくことで、翌日の仕事でスタートダッシュが切れるのです。

当然、仕事にはイレギュラーがつきものであるため、当日いきなり別の仕事が入ることもあるでしょう。

しかし、私の場合はよっぽどのことがない限り、リストにのせているものが終われば退社するという考えで働いており、急な仕事も期限と作業量を見定め、翌日以降に回せるなら翌日以降に取り掛かるなどの対応をとっています。

もちろん当日中にしなければならない仕事であれば、当日新たにリストに加えてその作業もふくめたところで、もう一度仕事の組み立てを考え直すこともあります。

いずれにしても、１日の道のりを把握し、どこまで終わればその日は退社できるのかということを頭に入れておくことが大切です。

具体的には、当日の勤務が終わった段階で、次の日のやるべきことリストを作るわけですが、私の場合、付箋紙にやるべきことを書き出して、翌朝、付箋紙をPC横に貼り付けて仕事に取り掛かるようにしています。

もちろん紙に書き出さないといけないわけではありません。

このやり方で大事だと思っているのは、

1. その日のうちにやらなければならないことがはっきりわかる
   
2. やり終えたことがはっきりわかる

ことだと思っています。

そのため、この２点がクリアできるのであれば、どういった方法でも良いと思います。

どんな方法でも１の要件は大体満たせると思います。

私の場合、２の要件を満たすのに付箋紙が役立っていると感じています。

具体的には、やり終えた作業を赤のペンを使い、横線で消していくのですが、これにより、

• 赤で見えやすく消していくことで、消していく感覚がモチベーションを上げてくれる
  
• 削除するわけではないため、あとから終了した作業を見直せる
  →作業漏れが防げる

という効果が期待できます。

特にあとから終了した作業を見直せる点は重要だと思っていて、意外とバタバタと仕事をしていると、あとから「今日〇〇したかな？」と思うときがあるため、そういう時にはやり終えた作業がぱっとわかるほうが確認しやすく、便利です。

そういった考えから、私は付箋紙に書き出すという方法を採用していますが、別の方法でも同じような管理ができるのであれば、別の方法を採用してもらって全く問題ありません。

そのとおりです。

仕事で使える時短方法№２　翌日以降に回せる仕事は翌日以降にする

続いて紹介するのは「翌日以降に回せる仕事は翌日以降にする」という方法です。

この方法は、自分の持っている仕事の期限とボリュームをきちんと把握し、翌日以降に処理すれば問題ないものは、翌日以降に処理することで、その日必ずやらなければならないことに集中して取り組むというものです。

端的に言えば、「その日にやるべき仕事を見極める」ということです。

このことを頭に入れて、先ほど紹介したTODOリストを作成すると効率的に仕事をこなすことができます。

もちろん、時間に余裕があるときはどんどん仕事をこなすべきですが、手元に仕事があるからという理由で翌日以降に処理すればいい仕事を残業してまで終わらせるのは非効率です。

私の中では先ほど少し触れたように、

• 期限
  
• ボリューム

この二つが判断材料になると考えています。

「期限」については、明確に定められているものであればわかりやすいですが、他の人から振られた仕事は振ってきた人にきちんと確認することが大切です。

もう少し言えば、他の人から振られた仕事はこちらから期限をコントロールすることも大事です。

特に終業間近に振ってきたようなものは、内容を確認し、「明日対応でも問題ないでしょうか。」ときちんと伝えるべきだと思います。

「ボリューム」については、期限から逆算して、その仕事を期限内に終わらせるにはいつから取り組むべきかということです。

期限が先だからといって、その仕事を放置していたところ、実は結構なボリュームで、期限間近の時期は連日残業しなければいけなくなったということでは意味がありません。

このように「期限」と「ボリューム」をしっかり把握したうえで、「今日やらなければならない仕事なのか」ということを判断すると良いでしょう。

注意点であり、なおかつ最も大事な点にもなるのは、「バランスをとる」ということです。

先ほどのとおり、仕事の「期限」と「ボリューム」を見極めることは大切なことで、これを見誤ると結局どこかで残業が発生してしまいます。

だからと言って、「手元にある仕事は出来るだけ今日中に仕上げよう」と考え、残業してしまうと本来の目的が達成できません。

今回は時短方法を紹介していますが、その根底には「定時で仕事を終える」ということがあります。

ですので、「定時」、「期限」、「ボリューム」のバランスを常の考え、日々の業務に取り組むことが最も大事なのです。

ぜひ取り組んでみてください。

きっと今まで以上に仕事の効率が良くなるはずです(⌒∇⌒)

仕事で使える時短方法№３　テンプレートを活用する

続いて紹介するのは「テンプレートを活用する」という方法です。

そうですね(⌒∇⌒)

私の場合、過去に使用した文書のデータなどはできるだけ保存しておいて、同じようなものを作成する必要があるときはそれをテンプレートとして使用しています。

毎月、毎年というように、ある時期になれば必ず発生するような仕事をするときにはとても有効です。

また、初めてするような仕事でも、できるだけ既に存在しているデータで応用できないかということも考えています。

そのため、文書であれば、「依頼文形式の文書」、「通知文形式の文書」といったように、用途ごとに把握しておくと応用する際に非常に便利です。

積み重ねるほどに効率性がUPします。

ちなみにExcelで作った表なども応用して使いますが、私個人としては文書系の方が応用しやすいと思っています。

文書と似たようなもので、メールの本文も使い回しが利くので、積極的に使い回しています。

ぜひやってみてください。

ただし、使い回しをすると、

• 前回使用した宛名をそのまま使用してしまう
  
• 本文に前回の内容が残ったままになってしまう

といったミスをしてしまう可能性があるので、その点は十分注意してください。

特に対外的な文書（メールを含む）であれば、より慎重に取り扱ってください。

まとめ

とりあえず今回は３つの方法を紹介させていただきました。

まとめるとこんな感じです。

いずれも今日から取り組めることなので、ぜひ仕事の中に取り入れてみてください。

少しでも仕事の効率化につながり、帰宅が早くなるきっかけになれば幸いです。

今回はとりあえず３つの方法を紹介しましたが、まだまだ私が実践している方法はありますので、今後順次紹介していきますね。

それでは今回も最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。